Wat is een ERP-systeem? En nog belangrijker: wat kún je ermee?
In de onderstaande video leggen we uit wat ERP is en wat het voor jou kan betekenen
Wat is een ERP-systeem?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Met een ERP-systeem beheer je alle dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Denk bijvoorbeeld aan inkoop, boekhouding, risicobeheer en projectmanagement. Eigenlijk alle logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen worden automatisch afgehandeld in één systeem. En dit is niet alleen bedoeld voor de grote jongens. Ondernemingen van elk formaat en type kunnen ERP-systemen toepassen.
Door middel van ERP haal je het maximale uit je bedrijf. Je verhoogt namelijk de productiviteit, beheerst gemakkelijk jouw kosten én je voldoet optimaal aan de wensen van jouw klanten.
Hoe werkt een ERP-systeem?
Bij ERP-systemen wordt data centraal verzameld en grootschalig gedistribueerd. ERP-software is meestal opgebouwd uit standaard modules. Deze worden zo samengesteld dat het programma aansluit op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Daarnaast kun je externe applicaties aan je systeem koppelen, voor aanvullende functies. Denk bijvoorbeeld aan supply chain management of CRM.
ERP-software integreert processen, mensen en technologieën in elk bedrijf. Informatie binnen de organisatie wordt gestandaardiseerd en gebaseerd op gelijke definities. Deze constructies worden daarna gekoppeld aan de verschillende bedrijfsprocessen.
Zo hoef je dus geen gebruik te maken van losse databases en chaotische spreadsheets, die gevoelig zijn voor fouten. ERP-systemen zorgen voor orde. Iedereen in het bedrijf kan dezelfde data gebruiken. Daardoor weet je zeker dat alle gegevens volledig, actueel en correct zijn.
Wat doet een ERP-systeem voor mijn bedrijf?
Er zijn tal van zakelijke voordelen die ERP met zich meebrengt. Omdat alle data en processen binnen de onderneming worden samengebracht kunnen alle afdelingen beter op elkaar afstemmen. Verbeterde workflows zorgen weer voor aanzienlijke besparingen.
Voordelen van ERP
Kostenbesparing
De vele dagelijkse en noodzakelijke handelingen binnen jouw onderneming worden geautomatiseerd. Dit zorgt voor veel tijdswinst en kostenbesparing.
Efficiënter werk
Door een ERP-systeem werkt iedereen op dezelfde manier. Zo win je veel tijd en behaal je de kwaliteitsstandaarden. Ook hebben alle bedrijfsactiviteiten dezelfde uitstraling, van front- tot back-office.
Consistentie
Dankzij de centrale database worden alle bedrijfsprocessen met elkaar geïntegreerd. Hierdoor kunnen afdelingen sneller en beter samenwerken.
Beter overzicht
De analyse van jouw bedrijfsprocessen gaat veel gemakkelijker, doordat alles aan elkaar gekoppeld is. Daarnaast wordt in de rapporten real-time data weergegeven. Iedereen heeft dus altijd toegang tot de meest recente gegevens.
Betere samenwerking
De samenwerking met leveranciers én klanten verloopt beter, waardoor een beter overzicht ontstaat.
Beter zakelijk inzicht
De operationele en strategische beslissingen kunnen worden gemaakt aan de hand van duidelijke en accurate informatie.
Kortom, het gebruik van ERP-software maakt jouw onderneming efficiënter, flexibeler en sneller. Je beheerst je bedrijfsprocessen beter. Zo verkort je bijvoorbeeld de doorlooptijd van orders en verlaag je voorraadkosten. Tot slot ben je óók nog eens veel klantgerichter!
Nadelen van ERP
Afhankelijkheid
Wanneer je het ERP-systeem implementeert en iedereen gebruikt het, dan is jouw bedrijf er ook van afhankelijk. Het is het enige systeem voor alle bedrijfsprocessen. Mocht er iets misgaan, dan ligt alles stil. Echter, een juiste voorbereiding en vakkundige begeleiding van de leverancier zullen dit risico verkleinen. Daarnaast ben je afhankelijk van één leverancier. Dit kan een nadeel zijn. Aan de andere kant kan het ook voordelig zijn om maar één verantwoordelijke te hebben. Zo is er ook geen onderling gedoe over incompatibiliteit tussen jouw softwareleveranciers. Er is één aanspreekpunt voor jouw gehele bedrijfsautomatisering.
Impact
Het in gebruik nemen van een ERP-systeem heeft nogal invloed op jouw organisatie. Omdat het over het gehele bedrijf wordt toegepast is het best lastig om te switchen naar andere systemen, mocht je dat later willen. Zorg er daarom altijd voor dat je professionals bij het proces betrekt, die de haalbaarheid van een ERP-implementatie onderzoeken. Anders doe je een hoop moeite voor niets. Maar liefst 50 tot 70 procent van de ERP-projecten mislukt namelijk. Het is echt een organisatieverandering en zo moet je er ook mee omgaan. De mens is de succesfactor hier!
Investering
Het aanschaffen en integreren van een ERP-systeem kost tijd, geld en energie. Aan de aankoop en het onderhoud zijn uiteraard kosten verbonden. Afhankelijk van jouw organisatie, kan de ontwikkeling van het systeem ook erg tijdrovend zijn. Zo spelen jouw IT-structuur en eigenschappen van de onderneming een rol. De ERP-software moet hierop afgestemd worden. Verder moet je draagvlak creëren onder jouw werknemers en ze kennis laten maken met het systeem.
Het verschil tussen ERP en CRM
Er zijn best veel overeenkomsten tussen ERP en CRM (Customer Relationship Management). Daardoor worden ze wel eens door elkaar gehaald. Wat ze gemeen hebben is dat ze medewerkers informatie laten delen. Ook creëren ze rapporten en prognoses op basis van grote hoeveelheden data.
Echter, elk systeem dient een ander doel. Waar CRM focust op het verhogen van omzet, door het beter beheren van klantrelaties, werkt ERP kostenverlagend. ERP-systemen bieden het management inzicht in de organisatie. Deze inzichten bieden weer mogelijkheden voor het verbeteren van de productiviteit en efficiëntie van jouw onderneming.
ERP-systeem kiezen
Het is altijd goed om je eerst te verdiepen in de mogelijkheden van ERP-systemen binnen jouw bedrijf. Laat je goed voorlichten door deskundigen en ga ook zelf op onderzoek uit. Kijk wat past bij jouw onderneming en branche. Er zijn heel veel ERP-systemen. Sommige zijn enkel gericht op een bepaalde branche, bedrijfsproces, of -omvang, terwijl andere eenvoudig op maat gemaakt worden.
Maar nog voordat je alle eigenschappen van de systemen naloopt, maak je de keuze tussen twee categorieën: on-premise en cloud.
On-premise of cloud?
Wanneer je een ERP-systeem aanschaft kan dit op twee manieren: on-promise of cloud. Bij de eerste variant wordt de software lokaal geïnstalleerd. Je beheert het systeem helemaal zelf. De gegevens en software draaien op jouw eigen computers en servers. Dat is nogal een klus, dus de meeste bedrijven doen dit in samenwerking met een IT-partner.
Als kleiner bedrijf is dit eigenlijk geen optie. Door de hoge kosten voor hardware en personeel is het vaak niet rendabel. In dat geval is een cloud-oplossing ideaal. Ook voor grote bedrijven kan een cloud based systeem handiger zijn.
Cloud Oplossingen
Bij een cloudoplossing heb je deze nadelen niet. Hierbij wordt het programma uitgevoerd op een netwerk van externe servers. Jouw data wordt online opgeslagen, in de cloud. De cloudprovider updatet de software en voert beheertaken uit. Dit systeem wordt ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. Je hoeft geen soft- en hardware meer aan te schaffen of speciaal IT-personeel te huren. Hierdoor verlaag je kapitaal- en operationele kosten. Medewerkers kunnen zich daardoor richten op belangrijkere zaken, zoals groei en innovatie.
Waar je ook voor kiest, een ERP-systeem zet al jouw financiële, logistieke, administratieve én commerciële gegevens om in concrete informatie die jouw bedrijf verder helpt!
Een ERP-systeem zet al jouw financiële, logistieke, administratieve én commerciële gegevens om in concrete informatie
Ik wil een ERP-systeem voor mijn bedrijf, wat nu?
Ben je geïnteresseerd en wil je een eigen ERP-systeem? Wij kunnen jou helpen bij de aanschaf en implementatie. Liever eerst wat meer informatie? Ook dan neem je geheel vrijblijvend contact met ons op. We staan je graag te woord!
Partners CBEE
